Organiser un party de Noël d'entreprise : le calendrier complet

Tout part de la date

La salle, le traiteur, le DJ, l'animation : chacun de ces fournisseurs travaille avec le même calendrier que vous, et tout le monde vise les mêmes soirs. La première décision n'est donc pas le thème ni le menu, mais la date. Une fois qu'elle est arrêtée, le reste se réserve dans l'ordre.

Les vendredis et samedis de décembre partent en premier, souvent dès l'automne. Si votre organisation tient à ces soirs-là, c'est en septembre ou en octobre qu'il faut les bloquer. Sinon, deux options élargissent nettement le choix :

• Le jeudi soir de décembre : la soirée reste dans l'esprit des Fêtes, sans empiéter sur le weekend des familles.
• Le party de janvier : passé la cohue de décembre, les salles et les fournisseurs sont plus disponibles, et l'équipe arrive reposée plutôt qu'épuisée par la fin d'année.

Le calendrier à rebours

Pour un party de bureau de taille moyenne, voici l'ordre qui évite les mauvaises surprises :

• Septembre-octobre : fixer la date et l'enveloppe budgétaire, réserver la salle.
• Octobre : réserver le traiteur, la musique et l'animation. Ce sont les fournisseurs les plus sollicités en décembre.
• Début novembre : envoyer les invitations avec une date limite de réponse. Préciser si les conjoints ou les enfants sont conviés.
• Mi-novembre : valider le menu, organiser le retour à la maison, transmettre logo et charte pour les visuels personnalisés.
• La semaine du party : confirmer le nombre de convives à chaque fournisseur, préparer le déroulé de la soirée.
• Le lendemain : partager les photos et remercier l'équipe pendant que la soirée est encore dans les esprits.

Le budget, poste par poste

Plutôt que de partir d'un montant par personne, listez les cinq postes qui composent presque tous les partys de Noël d'entreprise, puis arbitrez :

• La salle — ou le restaurant privatisé. C'est souvent elle qui impose la date et le nombre maximum de convives.
• Le repas et le bar — souper assis, cocktail dînatoire ou buffet. Le format change autant l'ambiance que la facture.
• L'animation — musique, jeux, borne photo. C'est le poste qui décide si les équipes se mélangent ou restent entre elles.
• Le transport de retour — taxis, navette ou service de raccompagnement. À prévoir dès qu'il y a un bar.
• Les souvenirs et le décor — cadeaux, centres de table, photos de la soirée.

Un conseil d'arbitrage : rognez sur le décor avant de rogner sur l'animation. Personne ne se souvient des centres de table, alors que tout le monde se souvient d'une soirée où il s'est passé quelque chose.

Un party des Fêtes qui inclut tout le monde

Toutes les équipes ne célèbrent pas Noël de la même façon, et toutes ne boivent pas. Quelques choix simples font qu'aucun collègue ne se sent de trop :

• parler de party des Fêtes dans l'invitation, plutôt que de Noël seulement ;
• proposer des boissons sans alcool aussi soignées que le reste du bar ;
• choisir des animations où l'on participe sans être mis sur la sellette ;
• si les familles sont invitées, prévoir un horaire et des activités adaptés aux enfants.

L'animation : un point de rassemblement, pas un spectacle

Le vrai défi d'un party de bureau n'est pas d'occuper les invités, mais de faire se croiser des gens qui ne travaillent pas ensemble. Un spectacle se regarde assis, chacun à sa table. Une activité à laquelle on participe à trois ou quatre, sans l'avoir prévu, fait tomber les barrières entre services.

Les jeux d'équipe en début de soirée, un quiz sur l'année écoulée ou une borne photo placée entre le bar et la salle jouent tous ce rôle. Nous détaillons cinq façons d'y arriver dans notre article 5 idées pour animer votre party de bureau.

Ce qu'une borne photo règle le soir du party

La borne photo coche plusieurs cases de ce calendrier à la fois. Elle ne demande aucun technicien : une prise de courant, le Wi-Fi du lieu, et elle est prête en 30 secondes, même dans une salle louée. Nos graphistes dessinent un filtre festif à vos couleurs, livré sous 24h après réception de votre logo et de votre charte. Et la location couvre tout le weekend, sans formule à l'heure.

Pendant la soirée, le mode carrousel, compris dans la formule de base, projette les photos en direct sur grand écran. Chaque cliché qui apparaît attire de nouveaux participants. Le détail des formules de fin d'année est sur notre page photobooth pour party de Noël.

Après le party : faire durer la soirée

Un party réussi se prolonge le lundi matin. Chaque participant reçoit ses photos, GIFs et Boomerangs sur-le-champ, par courriel et par QR code. L'ensemble est rassemblé dans une galerie privée en ligne, accessible pendant 1 an, et une compilation vidéo des meilleurs moments se génère automatiquement.

Beaucoup d'organisations s'en servent ensuite pour la carte de vœux, le récapitulatif interne de janvier ou les publications de marque employeur. Pour aller plus loin, notre guide sur la compilation vidéo de soirée explique comment en tirer le meilleur parti.

Ce que ça coûte

Pour un party de Noël d'entreprise, la formule standard démarre à 450 $ CAD, taxes en sus, avec retrait à nos bureaux de Saint-Lambert ou de Québec. La livraison avec installation et ramassage s'ajoute pour 175 $ CAD dans un rayon d'environ 25 km de ces deux points, et l'impression sur place pour 175 $ CAD de plus. Ailleurs au Canada, la livraison par coursier ou par voie postale est chiffrée dans votre soumission.

Le détail des options et des zones de livraison figure sur notre page tarifs.